Rammer for lyd- og videooptagelse i møder med medarbejdere i Kolding Kommune
Kolding Kommune lægger vægt på, at dialogen mellem borgere og medarbejdere er åben, og kan foregå ubesværet i et imødekommende miljø og en behagelig atmosfære.
Optagelse af møder og telefonsamtaler kan virke hæmmende for den åbne dialog. Kolding Kommune opfordrer til, at borgerne i stedet benytter andre muligheder for at huske mødets indhold. Som borger har du altid mulighed for at tage en bisidder med til et møde, og du kan altid få udskrift af notater eller referater fra møder med kommunens medarbejdere. En bisidder kan også hjælpe med at huske, hvilke spørgsmål du skal have stillet under samtalen, mv.
Lydoptagelser
Kommunen fastsætter rammerne for møder med borgere. Du har som borger derfor ikke krav på at optage en samtale. Har du behov for at optage en samtale med kommunen, skal du derfor orientere den pågældende medarbejder herom, som så vil tage stilling til om det er muligt. Orienter medarbejderen forud for mødet, så det er afklaret inden mødet starter.
Har du som borger et sagligt behov for at optage et møde, vil anmodningen som oftest blive accepteret. Saglige hensyn kan f.eks. være, hvor borgeren på grund af personlige forhold ikke i tilstrækkeligt omfang vil kunne forstå eller fastholde sagsgangen eller sagens indhold uden mulighed for at afholde og optage samtalen. Beslutningen vil foretages ud fra en konkret og individuel vurdering.
Hvis du har aftalt at optage en samtale eller et møde, kan det være, at medarbejderen gerne vil have en kollega med til samtalen. Er det tilfældet, orienterer medarbejderen dig om det inden mødet.
I nogle tilfælde vil dit ønske om at lave lydoptagelser afvises eller begrænses. En sådan afvisning skal altid være saglig begrundet, og medarbejderen skal kunne forklare dig, hvorfor du ikke må lave lydoptagelser. Det er derfor vigtigt, at du angiver baggrunden for du ønsker at optage samtalen.
Se Ombudsmandsudtalelse FOB nr. 05.578.
Videooptagelser
Samtaler og møder i kommunen må som udgangspunkt ikke filmes, med mindre der er enighed om det.
Hvis du vil filme en samtale eller et besøg i dit eget hjem eller ejendom, så skal du fortælle kommunens medarbejder at du vil filme samt i hvilke rum, inden du starter med at filme. Videooptagelser må kun bruges i forbindelse med din sag.
Hvis du er kommet til at filme i din egen bolig eller har filmet en af kommunens medarbejdere på arbejde uden at gøre opmærksom på det, kan du blive meldt til politiet for overtrædelse af straffeloven og tv-overvågningsloven.
Her må der filmes
Video fra skolekoncerter, arrangementer i børnehaver og tilsvarende hvor f.eks. egne børn eller pårørende deltager i aktiviteter, må gerne foregå blot optagelserne kun vises privat. Med mindre der er oplyst andet.
Lyd og video optagelser og GDPR persondata
Du er dataansvarlig for de optagelser du foretager, og optagelser fra møder mv. må kun bruges af dig og dem som hjælper dig med din sag.
En stemme er en personoplysning. Vær derfor opmærksom på, at hvis optagelsen benyttes til andet end fastholdelse af mødet eller rent personlige formål, skal databeskyttelsesreglerne om personoplysninger overholdes. Du kan læse mere om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside.