Dagsorden eller referat
Referat
Liste med Dato, udvalg, sted samt pdf udgave af dagsordenen til download.
Dato: |
07-11-2016 08:30:00 |
|---|---|
Udvalg: |
Økonomiudvalget |
Sted: |
borgmesterens mødelokale |
Pdf: |
|
Sagsnr.: 16/101
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at beretningen tages til efterretning,
at Direktionen drøfter, hvilke tiltag der skal iværksætte på baggrund af anbefalingerne og
at Direktionen sørger for, at borgerrådgiveren inden den næste beretning afgives, får en opdatering på, hvordan der i perioden er arbejdet med de iværksatte tiltag og
at borgerrådgiveren afrapporterer én gang årligt til Økonomiudvalget og i øvrigt efter behov.
Sagsfremstilling
Borgerrådgiveren har udarbejdet vedhæftede beretning. I beretningen er der følgende anbefalinger:
- At udbrede metoden ”Styrket Borgerkontakt” til hele organisationen, og sikre fastholdelse og brug af metoden
- At der generelt er fokus på at sikre viden om forvaltningsretlige regler
- At det på et overordnet niveau og på tværs af forvaltninger drøftes og defineres, hvad der i Kolding Kommune er god borgerservice
- At øge synliggørelsen af borger-rådgiverfunktionen udadtil
- At borgerrådgiverens beretning fremadrettet afgives en gang årligt og i øvrigt efter behov
Beslutning Direktionen den 13-09-2016
Drøftet og taget til efterretning
Mulige indsatser:
Mulige indsatser:
- Harmonisering og systematisk arbejde med god Borgerservice på tværs af forvaltninger.
- Arbejde med kommunikationen i længerevarende sager.
Det videre arbejde afventer drøftelse i Økonomiudvalget før endelig igangsætning af forslagene.
Beslutning Økonomiudvalget den 19-09-2016
Beslutning Økonomiudvalget den 07-11-2016
Bilag
Sagsnr.: 16/8140
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at vedlagte oversigt godkendes.
Sagsfremstilling
Der er oprettet en sag, der tjener som register samt en oversigt over de frivilligpriser, forvaltningerne administrerer, samt prismodtagere fra 2015 og bagud (bilag vedlagt). Sagen kan tjene som fremtidigt register, der vedligeholdes af Centralforvaltningen, hvortil priser og uddelinger kan meldes ind.
Beslutning Direktionen den 30-09-2016
Forslaget indstilles til godkendelse.
Beslutning Økonomiudvalget den 24-10-2016
Beslutning Økonomiudvalget den 07-11-2016
Bilag
Sagsnr.: 16/18060
Resumé
Sagen behandles i
Social- og Sundhedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet.
Forslag
at bevillingsansøgningen imødekommes.
Sagsfremstilling
Byrådet har med vedtagelsen af budget 2014 bevilget 1 mio. kr. til etablering af en terapihave i Kolding Kommune. På social- og sundhedsudvalgsmødet den 16. marts 2016 blev det besluttet at igangsætte fase 1 af etableringen af Kolding Kommunes terapihave, og terapihaven blev på social- og sundhedsudvalgsmødet den 17. august 2016 navngivet Terapihaven Møllebæk. På samme møde blev opstart af testhold godkendt. Byrådet har ved vedtagelsen af budgettet for 2017 besluttet at tildele projektet yderligere 2 mio. kr. til etablering af terapihaven.
Da etableringen af terapihaven er påbegyndt, søges der om frigivelse af rådighedsbeløb.
Ansøgningens bevillingsmæssige forudsætninger:
| | Udgift |
| Oprindelig anlægsbevilling, 2014 | 1.000.000 kr. |
| Yderligere bevilling, 2017 | 2.000.000 kr. |
| | |
| Fordeling af rådighedsbeløb | |
| | |
| 2015 | 40.000 kr. |
| 2016 | 410.000 kr. |
| 2017 | 2.550.000 kr. |
Centralforvaltningens bemærkninger
Sagsnr.: 16/19234
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at sprogskolen flyttes fra Børne- og Uddannelsesforvaltningen til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og at styrelsesvedtægten ændres i overensstemmelse hermed.
at der oprettes fem tværgående stabe, som refererer til kommunaldirektøren og erstatter Centralforvaltningen:
- Byrådssekretariatet
Her tilføres de internationale opgaver, og der oprettes et centralt juridisk team. - Design, Kommunikation og Event
Her sammenlægges Design og Kommunikation, og Event-delen styrkes. - HR
Fortsætter som HR-afdelingen. - It og Digitalisering
Her tilføres en digital task-force. - Økonomi
Her samles overordnet strategisk økonomiopgaver for alle forvaltningerne, og der tilføres ressourcer til koordination af de tværgående projekter.
at organisationsændringerne træder i kraft 1. januar 2017 eller snarest herefter.
at den nærmere udmøntning af organisationsændringerne fastlægges af direktionen efter tæt dialog med medarbejderne.
Sagsfremstilling
Et enigt byråd har godkendt budgettet for de næste fire år. I budgettet fastlægges nye pejlemærker for kommunen som betyder, at organisationen i endnu højere grad skal geare sig til at arbejde med sammenhængende borgerforløb.
Budgettet indeholder herudover et særligt fokus på arbejdsmarkeds- og integrationsområdet, hvor nye beskæftigelsesindsatser skal føre til øget beskæftigelse og et markant fald i kommunens udgifter til kontanthjælp mv.
Hertil kommer oprettelsen af en ny investeringsfond som har til formål at finansiere større byudviklingsprojekter.
Med stærke faglige miljøer og driftssikre fagforvaltninger, har Kolding Kommune et godt udgangspunkt for at indfri byrådets ambitioner om at sætte yderligere fokus på sammenhængende borgerforløb. I den forbindelse er der fastlagt et række tværgående strategiske projekter som omfatter sundhed, udsatte børn og familier, unge og digitalisering. For at realisere de faglige og økonomiske gevinster i de tværgående strategiske projekter, er der behov for at skabe de bedst mulige rammer for at arbejde på tværs i projekter, programmer og nye faglige fællesskaber.
Design-visionen for Kolding er et stærkt brand for hele kommunen, men der kan med fordel foretages en yderligere fokuseret indsats, således at borgere og virksomheder oplever visionen som mere konkret og vedkommende. Der er med andre ord behov for at arbejdet med visionen bliver endnu mere kraftfuldt med færre og mere markante indsatser.
I forlængelse af pejlemærkerne for kommunen, foreslås der foretaget følgende organisationsændringer i Kolding Kommune. Ændringerne træder i kraft 1. januar 2017 eller snarest herefter.
Sprogskolen
For at indfri de høje ambitioner om øget beskæftigelse og bedre integration, er der behov for at styrke de organisatoriske samspil på området, og derfor foreslås det at flytte Sprogskolen fra Børne- og Uddannelsesforvaltningen til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.
Denne flytning vil kræve følgende ændring i Kolding Kommunes styrelsesvedtægt:
§ 18 (Børne- og Uddannelsesudvalget), stk. 2, pind 6: ”Lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m. fl.” flyttes til § 17 (Arbejdsmarkedsudvalget), stk. 2, pind 9.
De tværgående stabe
Centralforvaltningen foreslås ændret til fem tværgående stabe, som skal støtte kommunens forvaltninger og institutioner. Økonomiopgaver på tværs af forvaltningerne foreslås varetaget af en ny stab. Nogle ansatte skal flyttes organisatorisk fra forvaltningerne til staben, mens andre fortsat vil være placeret i forvaltningerne. Dette gælder til dels også på det juridiske område, hvor der forslås etableret et nyt juridisk team.
De tværgående stabe skal referere til kommunaldirektøren og foreslås etableret således:
Byrådssekretariatet
Byrådssekretariatet og Direktionssekretariatet lægges sammen for at sikre en sammenhængende og effektiv servicering af Byrådet, Økonomiudvalget og Direktionen. Internationale opgaver flyttes fra By- og Udviklingsforvaltningen til sekretariatet og der etableres et juridisk team, med henblik på at styrke faglighed og ensartethed i den juridiske rådgivning til forvaltningerne.
Design, Kommunikation og Event
Designsekretariatet lægges sammen med Kommunikationsafdelingen, og den nye stab får også til opgave at koordinere større events på tværs af kommunen. Der vil være stort fokus på Design i Kommunen, og der vil fortsat være en designchef.
HR
Fortsætter uændret.
IT og Digitalisering
For at sætte yderligere fokus på digitalisering på tværs af forvaltningerne suppleres IT- og Digitaliseringsafdelingen med en digital taskforce, der er et netværk bestående af nuværende medarbejdere placeret i forvaltningerne.
Økonomi
Medarbejdere fra Økonomi og Løn, Indkøb og Forsikring samt økonomimedarbejdere fra forvaltningerne samles i staben. Staben skal styrke de overordnede og strategiske økonomiopgaver og analysekraft samt styre tværgående strategiske projekter. Dette skal styrke sammenhængskraften mellem decentral drift og de overordnede økonomiopgaver. Der vil være fokus på skabelse af stærke faglige miljøer, der bidrager til effektivitet og vidensdeling. Endvidere skal der sikres et bedre overblik og dermed en bedre rapportering til økonomiudvalg, udvalg og direktion.
I hvilket omfang ansatte skal flyttes fra forvaltningerne til de tværgående stabe afklares af direktionen efter tæt dialog med medarbejderne. Det bemærkes, at organisationsændringerne ikke medfører, at ansatte vil stå uden job.
Beslutning Økonomiudvalget den 07-11-2016
Ad. kommunaldirektørens forslags 1. ”at”:
Et flertal (Økonomiudvalget med undtagelse af Benny Dall og Lis Ravn Ebbesen) indstiller kommunaldirektørens 1. ”at” til godkendelse, idet der sker en evaluering af opgavefordelingen om ca. 1 år.
Benny Dall tager forbehold for sin stemmeafgivelse i Byrådet.
Lis Ravn Ebbesen kan tilslutte sig, at Sprogskolen flyttes, såfremt Sprogskolen stadig deltager i skolelederforum på uddannelsesområdet.
Jesper Elkjær deltog ikke i behandling og afgørelse af 1. ”at” vedr. sprogskolen.
Ad. kommunaldirektørens forslags 2. – 4. ”at”:
Et flertal (Økonomiudvalget med undtagelse af Lis Ravn Ebbesen og Jesper Elkjær) indstiller, at principperne godkendes, idet sagen genoptages i Økonomiudvalget efter, at masterplan og endelige styringskonsekvenser og ansvarsfordeling er udarbejdet.
Jesper Elkjær tager forbehold for sin stemmeafgivelse.
Lis Ravn Ebbesen kan ikke tilslutte sig sagsfremstillingens første linjer, idet det kan opfattes som om, en organisationsændring har været forudsætningen for budgetforliget. Organisationsændringerne indgik ikke i forhandlingerne.
Lis Ravn Ebbesen stemmer på det foreliggende grundlag imod at samle jurister og økonomer (dot 1 og 5), idet SF mener en så udtalt centralisering går imod udvalgsstyret og udvalgsansvaret.
Lis Ravn Ebbesen stemmer imod at flytte designsekretariatet til kommunikationsafdelingen. For SF handler "Vi designer livet" om andet end "branding"- nemlig om at inddrage borgerne på en anden måde. Skal designsekretariatet flyttes kunne det med fordel være en del af HR og uddannelsesafdelingen.
Lis Ravn Ebbesen stemmer på det foreliggende grundlag imod at samle jurister og økonomer (dot 1 og 5), idet SF mener en så udtalt centralisering går imod udvalgsstyret og udvalgsansvaret.
Lis Ravn Ebbesen stemmer imod at flytte designsekretariatet til kommunikationsafdelingen. For SF handler "Vi designer livet" om andet end "branding"- nemlig om at inddrage borgerne på en anden måde. Skal designsekretariatet flyttes kunne det med fordel være en del af HR og uddannelsesafdelingen.
Bilag
Sagsnr.: 15/7817
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at ejerstrategien jf. bilag 1 godkendes,
Sagsfremstilling
Ejerstrategien for Trekantområdets Brandvæsen beskriver ejerkommunernes fælles krav og forventninger til Trekant Brand. De fastlagte krav og forventninger skal sikre, at selskabet opfylder sit formål gennem følgende målsætninger:
- Skabe tryghed for borgere og virksomheder
- Være en attraktiv arbejdsplads
- Have et særligt fokus på de frivilliges indsats
- Have et stærkt samarbejde på tværs af kommunegrænserne med et godt lokalkendskab
- Drive et effektivt beredskab med udgangspunkt i de aftalte forudsætninger og serviceniveau
Ejerstrategien beskriver den overordnede strategi, som så skal danne grundlag for, at Beredskabskommissionen, Bestyrelsen og selskabets daglige ledelse kan fastlægge de konkrete tiltag og strategier, som skal virkeliggøre målsætningerne.
De reviderede vedtægter for selskabet fremsendes ligeledes til godkendelse. I forhold til de foreløbige vedtægter, som i 2015 har været til politiske behandling, er de vigtigste ændringer:
- Punkt 10.8 i de oprindelige vedtægter vedrørende vederlag til formand, næstformand og øvrige medlemmer af bestyrelsen er udgået.
- I punkt 4.4 er det tilføjet, at sideaktiviteter ikke må udgøre mere end 20% af det fælles selskabs samlede aktiviteter.
- Der er tilføjet et punkt 9.8, hvor det præciseres, at det er Beredskabskommissionen, som har det overordnede ansvar for det fælles selskabs sideaktiviteter.
- Der er tilføjet et punkt 10.2, hvor det præciseres, at Beredskabskommissionen er det øverste besluttende organ i det fælles selskab. Bestyrelsen varetager den umiddelbare forvaltning af sideaktiviteter. Bestyrelsen skal varetage sine opgaver i overensstemmelse med Beredskabskommissionens beslutninger.
Det bemærkes, at budgetforslaget i bilag 2.4 til vedtægterne baserer sig på det oprindelige budget for Trekant Brand. Hvis det bliver besluttet at udarbejde ny dimensioneringsplan for beredskabet, kan det have indflydelse på det økonomiske fundament.
Bilag
Sagsnr.: 15/7817
Resumé
Sagen behandles i
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at der igangsættes en ny proces med udarbejdelse af en fælles dimensioneringsplan for Trekantområdets Brandvæsen. Processen forventes tilendebragt i 2018.
Sagsfremstilling
Beredskabskommissionen har den 14. oktober 2016 tilsluttet sig en indstilling om (bilag 1), at der i perioden 2017 og 2018 gennemføres en proces med at fastlægge fremtidig struktur og serviceniveau for det fælles beredskab. Dette arbejde skal resultere i en ny dimensioneringsplan som erstatning for den plan, der tidligere er blevet fremlagt i 2016.
Indstillingen indebærer, at der samlet set ikke ændres på den overordnede operationelle struktur i Trekantområdets Brandvæsen i perioden 2016 til 2018. Det har som konsekvens, at en del af de budgetterede, årlige effektiviseringer i selskabet på 11,630 mio. kr. (2016-niveau) ikke kan opnås i disse år.
Med udgangspunkt i beredskabets støttefunktioner forventes det dog fortsat muligt at anvise et mindre forbrug i 2016 på 2,000 mio. kr., der som følge af yderligere effektiviseringer af ikke-operationelle strukturer stiger til 3,900 mio. kr. i 2017 og 5,870 mio. kr. i 2018.
Dette efterlader en budgetteret, men ikke-realiseret effektivisering i årene 2016 til 2018 på:
| 2016 | 2017 | 2018 |
| 9,630 mio. kr. | 7,980 mio. kr. | 6,260 mio. kr. |
Denne ikke-realiserede effektivisering fordeles mellem de seks deltagende kommuner i henhold til indbyggertallet, jf. de oprindelige aftaler for selskabets økonomiske etablering. Dette giver følgende merudgift til beredskabet i Kolding Kommune på:
| 2016 | 2017 | 2018 |
| 2,440 mio. kr. | 2,020 mio. kr. | 1,590 mio. kr. |
Trekantområdets Brandvæsen indhenter i tillæg til ovenstående Beredskabsstyrelsens accept af, at det fælles selskab indtil videre fortsættes på stort set uændrede vilkår, og forelægger efterfølgende Beredskabsstyrelsens udtalelse for Beredskabskommissionen. Derudover igangsætter Trekantområdets Brandvæsen et arbejde med det formål at sikre kontraktforlængelse med Falck samt de Frivillige Sønderjyske Brandværn.
Fra 2019 kan den nye dimensioneringsplan eventuelt medføre, at effektiviseringsopgaven for Beredskabet justeres. Det kan derfor blive nødvendig at tage fordelingen af effektiviseringen fra 2019 og frem op til fornyet drøftelse blandt ejerkommunerne.
Økonomiske konsekvenser:
| (hele 1.000 kr.) | 2016 | 2017 | 2018 og frem | |
| Tillægsbevilling: | | |||
| Beredskabspolitik, serviceudgifter | | 2.440 | 2.020 | 1.590 |
| (Driftsbidrag til Trekantområdets Brandvæsen) | | | | |
| | | | | |
| Tillægsbevilling i alt (finansieres af kassen) | 2.440 | 2.020 | 1.590 | |
Centralforvaltningens bemærkninger
Ansøgningen medfører en merudgift på 2,440 mio. kr. i 2016, samt på 2,020 mio. kr. i 2017. Begge års tillægsbevilling finansieres ved kasseforbrug.
Bilag
Sagsnr.: 14/7943
Sagen behandles i
Økonomiudvalget.
Forslag
Kommunaldirektøren foreslår,
at Økonomiudvalget drøfter, om der er behov for, at et eller flere medlemmer af udvalget varetager andre kommunale hverv.
Sagsfremstilling
Jf. Kolding Kommunes Regulativ om Vederlag og godtgørelse til Byrådets medlemmer punkt 2 fremgår det, at der kan tillægges erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for varetagelse af andre kommunale hverv, når deltagelsen sker efter anmodning fra Byrådet eller et af Byrådets udvalg, på grundlag af en protokolleret beslutning.