Fundraising-strategi vol. 3.0

Med en erkendelse af, at kommunen ikke altid er eller har hele svaret, sætter vi med Fundraising-strategi vol. 3.0 særligt fokus på de strategiske samarbejder.
 
Verden forandrer sig hele tiden - ikke kun globalt, men også lokalt. Det betyder, at vi skal være åbne for at finde nye veje og turde gå på dem. Vi går ind i de konkrete problemstillinger, drøfter udfordringer og muligheder, sammen med relevante samarbejdspartnere, så vi i fællesskab kan finde den bedste løsning.

Det kræver et stort netværk baseret på tætte og tillidsbaserede relationer, hvorfor vi i regi af Fundraising-strategi vol. 3.0 også går på opdagelse efter ”nye legekammerater”. Når vi finder dem, er det vigtigt, at vi møder dem i øjenhøjde og er professionelle i vores tilgang, så lysten til at ”lege” er lige stor for begge parter.

Det gør vi blandt andet ved

• Etablering af en fonds-koordinator funktion
• Indførelse af procedure for dialog med fonde, med udgangspunkt i en hierarkisk model
• At sætte fokus på projektroller i regi af Kolding Kommunes Projekthåndbog, herunder særligt rollerne som sponsor og styregruppe

Fonds-koordinator funktionen skal bidrage til, at opspore nye potentielle ”legekammerater” i form af fonde. Facilitere, udvikle og pleje langsigtede gensidigt fordelagtige relationer med relevante fonde (SP-fonde), og på den måde bidrage til, at opfylde strategiske mål og optimere værdien for både fondene og kommunen.

Den hierarkiske model for dialog med fonde skal sikre, at vi møder fondene i øjenhøjde. Præcis som vi også gør det med borgerne. Konkret betyder det, at Direktør møder Direktør, programchef møder Områdechef og Projektkonsulent møder projektleder.

Det er vigtigt for et projekts succes, at der fra start er etableret klare roller og at ansvarsområderne er tydeligt defineret. Det gælder især når vi samarbejder med eksterne parter som fx fonde. Derfor kobles fundraising-strategien med kommunens projektmodel – med særligt fokus på de forskellige roller og ikke mindst mulighederne heri.

Kolding Kommunes designvision har et særligt fokus på ”at lykkes sammen”! Sammen med borgere, sammen med virksomheder og sammen med andre aktører, fx fonde, der bidrager til vækst og udvikling i og af Kolding Kommune. Hvis vi skal kunne dét, er vi først og fremmest nød til at lykkes sammen, internt i kommunen - på tværs af fagområder og ikke mindst fagligheder.
 
Derfor sætter vi med Fundraising-strategi vol. 3.0 særligt fokus på tværfaglighed og videndeling internt i kommunen.

Det gør vi blandt andet ved

• Øget fokus på data- og porteføljestyret videndeling og koordinering
• Styrket kommunikation om fundingmuligheder
• Etablering af tværgående netværk, både uformelle og formelle.

Den interne videndeling og koordinering af projekt- og funding aktiviteter styrkes via øget brug af Grant Manager samt et tæt samarbejde med kommunens porteføljeansvarlige. Konkret betyder det at alle fondsfinansierede projekter registreres i Grant Manager, samtidig med at der skal forelægge en projektaftale forud for opstart af funding til et projekt.

Videndeling og koordinering af projekt- og funding aktiviteter er relevant på alle niveauer i organisationen. Og særligt relevant inden for de fagområder hvor kommunen har tilskudspuljer henvendt til civilsamfundet. Derfor etableres der fx et uformelt tværfagligt netværk for puljeadministratorer, hvor vi videns deler og sparrer med hinanden.

Den interne viden om fundingmuligheder skal styrkes. Det gør vi bl.a. via en øget dialog med de enkelte forvaltninger og fagområder, hvor vi sætter os ind i de enkelte udviklingsstrategier og kobler dem med relevante fondes uddelingsstrategier. Det er også her vi vil have mulighed for, at opspore potentielle strategiske samarbejder.

Øget fokus på data- og porteføljestyret videndeling og koordinering

Den interne videndeling og koordinering af projekt- og funding aktiviteter styrkes via øget brug af Grant Manager samt et tæt samarbejde med kommunens porteføljeansvarlige. Konkret betyder det at alle fondsfinansierede projekter registreres i Grant Manager, samtidig med at der skal forelægge en projektaftale forud for opstart af funding til et projekt.

For at kunne lykkes sammen er det en forudsætning at vi videndeler og koordinerer på tværs, både internt i kommunen men også med lokalsamfundet. Til det formål har vi, i regi af et strategisk partnerskab, udviklet Grant Manager.

Grant Manager er et administration system som har til formål at skabe et samlet overblik over fonde, relationer, projekter, ansøgninger og opgaver.

Grant Manager giver os et samlet overblik over aktiviteter, og understøtter derfor i høj grad målet om øget videndeling og koordinering.

Derfor bliver alle projekter, hvori der indgår ekstern finansiering, registreret i Grant Manager – både kommunens egne projekter og lokalforankrede/frivillige projekter.

Læs mere om Grant Manager

I Kolding står vi sammen om bosætning og byliv, og derfor udgør det også vores pejlemærke, når det kommer til bæredygtige lokalsamfund. Vi skal understøtte de politiske målsætninger om fx bæredygtig vækst, og løfte projekter hvor der er potentiale for stor effekt.

Det skal være godt at bo og leve i Kolding – og netop derfor er det vigtigt, at vi sætter fokus på SAMMEN. De frivillige ildsjæle, lokale foreninger og landsbyerne er garant for det bæredygtige fællesskab og står for en stor del af den lokale vækst og udvikling. Det ser Kolding Kommune og derfor står vi også klar med en hjælpende hånd.

Det gør vi blandt andet ved

• Grundlæggende rådgivning og sparring omkring fundraising til lokalforankrede/frivillige projekter
• Videndeling og kompetenceudvikling til frivillige/foreninger
• Styrket indsats til projekter med politisk og strategisk potentiale

At rejse midler til et lokalt forankret projekt kan være en ressourcekrævende opgave. For at gøre opgaven overskuelig har vi udviklet et visuelt værktøj, der hjælper frivillige ildsjæle med at forstå de enkelte trin i fundraising processen. Og så er vi fra fundraising-enhedens side naturligvis med hele vejen, fra projektets idé opstår til projektet er realiseret.

Mange frivillige foreninger og lokalråd har stor og bred erfaring med fx sponsorering, men efterspørger ofte viden om fundraising og alternative finansieringsmetoder såsom crowdfunding og folkeaktier. Derfor udvikler og udbyder Kolding Kommune små seminarer og webinarer, hvor vi klæder de frivillige på med nyeste viden på området.

Understøttelsen af lokalforankrede projekter med politisk og strategisk potentiale skal styrkes. Det gør vi ved, at stille som et hold med alle de nødvendige ressourcer og kompetencer. Konkret betyder det, at projekter der indfrier udvalgspolitiske mål og/eller strategier vil opleve, at flere kommunale kompetencer og ressourcer stilles til rådighed for projektet.

Fondsrejsen

Beskrivelse af fondsrejsen

1. I får en ide
Foreningen og/eller lokalområdet får en god ide til et projekt. Projektet er ikke helt færdigudviklet endnu, men foreningen og/eller lokalområdet ved allerede nu, at der er behov for et økonomisk tilskud, enten fra kommunen eller fx fonde.

2. I kontakter Kolding Kommune
Foreningen og/eller lokalrådet tager kontakt til kommunen med henblik på, at aftale et møde. Der sættes et møde op med en af kommunens fundraiseren og evt. andre relevante personer fra kommunen. Det kan fx være en konsulent fra Fritids- og Idræt eller kommunens landsbykoordinator. Forud for mødet kan kommunens fundraiser bede om, at der fremsendes lidt oplysninger om projektet pr. mail.

3. Vi laver en projektbeskrivelse
På mødet med kommunens fundraiser er der lagt en plan for det videre forløb, og det er aftalt hvem der gør hvad. Hvem der laver projektbeskrivelsen færdig, hvem indhenter tilbud fra fx entreprenør, hvem der laver et udkast til en ansøgning osv.

4. Vi sender en ansøgningen
Når projektmaterialet er færdigt skal vi have sendt den første fondansøgning afsted. Det er foreningen og/eller lokal-området der skal sende ansøgningen, da det oftest skal ske via internettet og ved hjælp af foreningen og/eller lokalområdets MitID. Kommunens fundraiser læser gerne det hele igennem inden og sikrer alt er i orden, men foreningen skal selv sende det afsted.

5. Vi modtager bevilling/afslag
Efter ca. 4-6 måneder får I svar på fond-ansøgningen. Hvis fonden vil støtte projektet får I en bevilling. Hvis ikke giver de et afslag. Får I en bevilling og den dækker det beløb i manglede for at kunne komme i mål med projektet, er projektet nu fuldt finansieret. Får I en bevilling men mangler stadig en sum penge for at kunne komme i mål med projektet, sendes endnu en ansøgning afsted til en ny fond. Dette gør I sammen med kommunens fundraiser. Får I et afslag lægges der en ny plan for projektet og hvordan vi rejser midler, sammen med kommunes fundraiser.

6. Projektet fuldt finansieret
I har nu rejst de penge I havde brug for, for at kunne komme i mål med projektet. Er det et anlægs projekt skal det muligvis i udbud. Er det tilfældet kan I få hjælp til udbudsprocessen af Kolding kommune. Fundraiseren vil sørge for dette.

7. Vi bygger/udvikler – projektet bliver til
Alt omkring projektet er nu på plads, I har både de penge I skal bruge, eventuelle byggetilladelser, ansat en projektleder osv. Projektet sættes derfor i gang.

8. Vi er i mål - projektet afsluttes
Når projektperioden på fx et udviklingsprojekt er slut eller i har bygget jeres nye facilitet færdig, så skal projektet afsluttes. Her er det vigtigt at tjekke om fondene skal have tilsendt en afrapportering, det kan fx være et regnskab der viser hvordan pengene er brugt. Hvis I er i tvivl, kan I altid spørge kommunens fundraiser om hjælp.